Pelícano N°216-11 CDMX
Los documentos digitales y su gestión son herramientas clave en un mundo globalizado. La digitalización de documentos responde a la necesidad de optimizar los recursos de cualquier organización.
La competencia exige que empresas de todos tamaños desarrollen habilidades que les permitan responder rápida y eficazmente a los requerimientos de sus mercados. Las decisiones se sustentan con base en la información disponible, la agilidad para tomarlas dependerá de qué tan fácil sea acceder a la información correcta en el momento preciso.
¿Cómo ahorro al digitalizar los documentos de mi organización?
La evidencia de las operaciones cotidianas de una empresa se encuentra en toda clase de documentos, desde simples recibos hasta informes técnicos, jurídicos o financieros; contienen información que por razones legales o prácticas se debe preservar.
Recordemos que lo que buscamos al digitalizar los documentos es ahorrar, no solo en espacio.
La eficiencia en la consulta de la información también es una fuente de ahorro, por eso es importante que se tenga bien claro cuáles son los objetivos de este proceso, que se haga una clasificación de los documentos y una jerarquización de las personas autorizadas para consultarlos.
Una vez que se tienen las definiciones, se debe establecer la forma en que se hará la digitalización, considerando lo que financieramente resulte más conveniente, ya sea mediante recursos propios (compra de un escáner de alta velocidad y contratación de personal) o la subcontratación del servicio para realizar el proyecto.
Puesto que sería muy ineficiente y riesgoso digitalizar documentos y guardarlos en carpetas que deban abrirse una por una para localizar la información que requerimos, es clave elegir el software que se va a utilizar para gestionar nuestro archivo.
Un buen programa de gestión documental debe facilitar la captura de los documentos, preservar y permitir la consulta de todas las versiones que se vayan generando al modificarlos, así como garantizar la seguridad de la información mediante niveles de consulta y la posibilidad de recuperarla en caso de pérdida.
En la evaluación del programa, es importante considerar que existen gestores documentales especializados en diversas ramas (despachos jurídicos, médicos, entre otros), como si deseamos consultar la información desde diferentes dispositivos y en forma remota, lo cual resulta muy útil para el trabajo colaborativo.
Ventajas de digitalizar la documentación de una organización
Establecer una estrategia de digitalización de documentos es imperativo para las organizaciones, puesto que no solo les ayuda a reducir costos y eliminar tiempos muertos. Algunos de los beneficios que se obtienen al hacerlo son:
1. Transforma a una empresa en rápida al poder tomar decisiones de manera más expedita, respondiendo a los requerimientos de clientes internos o externos, así como de proveedores.
2. La preservación de la información de la organización es más sencilla y más segura, se ahorra en los costos de administración y preservación de archivos físicos.
3. La consulta de la información se vuelve más sencilla. Es fácil detectar cambios y establecer en forma ordenada quiénes pueden tener acceso a determinado grupo de documentos.
4. Estimula el trabajo colaborativo al compartir el documento con diversos actores de la organización, incluso simultáneamente.
5. Evita que diferentes personas trabajen con diferentes versiones de un mismo documento.
6. El control de la información se hace en tiempo real, eliminando retrasos al consultarla y errores al archivarla.
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Recuerda que la administración de documentos digitales va mucho más allá de eliminar archiveros. Implica cuidar el medio ambiente, minimizar gastos de papel e impresión y evitar que se pierda la información por el deterioro, razón por la cual debe ser un proceso bien planificado y muy profesional.
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